Am Anfang der Publikationserstellung steht immer die Entwicklung des Inhalts. So weit, so nachvollziehbar. In manchen Publikationen wird ein einzelnes Thema sehr umfangreich behandelt, in anderen – wie zum Beispiel Jahresberichten – dagegen viele verschiedene Themen in unterschiedlicher inhaltlicher Tiefe. Doch wie definiert man eigentlich, welche Themen reinkommen? Und in welchem Umfang? Und in welcher Reihenfolge? Und warum andere Themen rausfliegen?
Ein Themenworkshop hilft Ihnen, sich einen Überblick über die verschiedenen Themen zu verschaffen und gemeinsam mit Kollegen oder Agenturen aus den Bereichen Text, Grafik und Projektmanagement, die Inhalte zu priorisieren. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass es effizient ist, wenn Sie von Anfang an auch die Leitungsebene der Kommunikations- oder Marketingabteilung in den Themenworkshop einbeziehen, da Sie die Inhalte später nicht erneut abstimmen müssen.
Vorbereitung ist das halbe Leben. Insofern macht auch ein Themenworkshop nur dann Sinn, wenn alle Workshopteilnehmer sich vorher mit der Themensammlung befasst haben. Die Themensammlung sollte bereits anhand der Struktur der Publikation erfolgen, sofern diese vorhanden ist. Das heißt, wenn es in einem Jahresbericht ein Kapitel zum Thema Soziales und ein weiteres zum Thema Umwelt gibt, sollten mögliche Themen diesen Kapiteln bereits zugeordnet werden.
Sofern es noch keine Struktur für die Publikation gibt, ist es zunächst sinnvoll, die verschiedenen Themen auf Pappkärtchen zu schreiben, diese sinnvoll an einer Pinnwand zu gruppieren und bereits Kapitelüberschriften zu definieren. So sehen Sie auf einen Blick, wie viele Themen Sie haben, wo es vielleicht ein Ungleichgewicht in Bezug auf die Verteilung der Themen auf die Kapitel gibt und können die Kärtchen schnell neu arrangieren.
Die Themensammlung sollte idealerweise von einer Person zusammengetragen werden, die einen Überblick über die verschiedenen Themen im Unternehmen hat. Basis der Überlegungen ist dabei immer auch die Kommunikationsstrategie des Unternehmens. Sie definiert thematisch wichtige Schwerpunkte des Unternehmens und hilft so bei der ersten Auswahl der Themen.
Der Themenworkshop dient der Abstimmung der Themensammlung mit dem Ziel, einen ersten Entwurf für einen Themenplan zu entwickeln. Bei einem Themenworkshop für den Jahresbericht eines Unternehmens bietet sich beispielsweise folgende Agenda an:
Während des Themenworkshops sind die verschiedenen Blickwinkel der Beteiligten sinnvoll. Ein Texter ist in der Lage schnell das Potential eines Themas zu erkennen, ein Grafiker denkt stärker in Bildern oder Infografiken, die ein zunächst weniger spannend erscheinendes Thema plötzlich zum Leben erwecken. Der Projektmanager behält den Überblick und sieht, wo ein thematisches Übergewicht entsteht, und versteht es, die Themen entsprechend gleichmäßig zu verteilen und sie während der Diskussion immer wieder auch mit der Kommunikationsstrategie des Unternehmens abzugleichen. Abhängig von Art und Umfang der Publikation kann ein Themenworkshop einen halben bis einen ganzen Tag in Anspruch nehmen.
Der Themenplan ist das Produkt des Themenworkshops. Er legt fest, welche Themen in welchen Kapiteln auftauchen. Im Unterschied zu einem Seitenplan definiert er noch nicht genau, auf welcher Seite ein Artikel stehen wird, sondern in welchem Kapitel mit welchen anderen Artikeln und in welchem Umfang, vor allem im Verhältnis zu den anderen Artikeln im Kapitel.
Wenn Sie diese drei Schritte befolgt haben, sollte die Basis für die Erstellung Ihrer Publikation geschaffen sein. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg dabei und stehen Ihnen gerne beratend zur Seite falls Sie Unterstützung benötigen.
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